Le Site de la Providence accueille 156 personnes déficientes intellectuelles. Il se compose d’un Foyer Appartements, d’un Foyer d’Hébergement, d’un Foyer de Vie, d’un Foyer d’Accueil Médicalisé, d’un Service d’Accueil Temporaire et d’un Centre d’Activité de Jour.

Mission

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice du Site, vous collaborez directement avec quatre chefs de service, les responsables gestion et sécurité, deux secrétaires RH, l’ensemble des équipes pluridisciplinaire et le Siège Social dans le cadre de vos missions de secrétariat :

Secrétariat général du Site :

  • Permanence téléphonique et accueil physique des visiteurs
  • Rédaction et diffusion des notes d’information
  • Classement et archivage des documents
  • Communication interne (courriers, affichages) et gestion documentaire
  • Transmission des demandes de recrutement au service RH
  • Remise des clés de vestiaires et de boîtes aux lettres aux salariés
  • Suivi des effectifs repas du Site
  • Participation à l’élaboration des comptes administratifs et des indicateurs
  • Rédaction du compte rendu de la réunion de la commission de sécurité interne
  • Mise à jour des protocoles et des conduites à tenir en vigueur, documents de la Loi 2002, plaquettes, astreintes, annuaire
  • Gestion des fournitures de bureau, de la navette, des plannings de réservation des salles de réunion
  • Participation à l’organisation de cérémonies
  • Rédaction et envoi de courrier divers
  • Suivi administratif des Conseils de la Vie Sociale (organisation logistique, élaboration/diffusion des comptes rendus et organisation des élections)

Secrétariat lié aux personnes accueillies :

  • Suivi administratif de l’admission, du projet personnalisé et du dossier de sortie
  • Mise à jour des documents liés au séjour

 

Profil

Titulaire d’un diplôme professionnel en secrétariat type BTS ou BAC Pro, vous avez une expérience réussie dans votre domaine de compétence.

Vous maîtrisez avec aisance les outils bureautiques (Pack Office)

Dynamique, organisé(e), rigoureux(se), vous savez gérer les priorités et travailler en équipe. Fiable, vous savez respecter la confidentialité des informations et des documents mis à votre disposition.

Vous êtes force de proposition pour créer des outils au niveau de l’organisation administrative.

Vous avez le sens de l’accueil, et vous êtes à l’aise auprès des personnes déficientes intellectuelles.

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